Порядок расчета отпускных, предоставляемых в календарных днях, зависит от того, полностью ли сотрудник отработал расчетный период. Расчетный период считается полностью отработанным, если в течение последних 12 месяцев работник трудился в организации, не болел, не находился в отпуске или служебной командировке, за ним не сохранялся средний заработок за время отсутствия по иным основаниям. Учитывая, что продолжительность расчетного периода составляет 12 месяцев, такие ситуации на практике встречаются крайне редко. Чаще всего бывает, что расчетный период отработан не полностью. Рассмотрим оба варианта.

Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок для расчета отпускных определяется по формуле (п. 10 Положения):

СДЗ = ЗП : 12 мес. : 29,4, 

где СДЗ -средний дневной заработок;

ЗП - заработная плата, начисленная за расчетный период;

29,4 - среднемесячное число календарных дней (установлено в ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения).

Пример 1. С 1 по 7 апреля 2009 г. заместителю генерального директора ООО "Импульс" С.Н. Коршунову был предоставлен неиспользованный остаток (семь календарных дней) основного оплачиваемого отпуска за 2008 г. Период с апреля 2008 г. по март 2009 г. С.Н. Коршунов отработал полностью. За это время ему было начислено 493 920 руб.

Для исчисления отпускных расчетным является период с 1 апреля 2008 г. по 31 марта 2009 г. Поскольку расчетный период сотрудник отработал полностью, его средний дневной заработок составил 1400 руб. (493 920 руб. : 12 мес. : 29,4), а сумма отпускных - 9800 руб. (1400 руб. x 7 дн.).

Примечание. Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ст. 124 ТК РФ).

Примечание. Случаи, когда работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы, перечислены в ст. 128 ТК РФ.

Допустим, один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью. В этом случае из расчетного периода необходимо исключить время болезни, отпуска, простоя по вине работодателя, а также периоды сохранения за работником среднего заработка за время его отсутствия по иным основаниям. Соответственно, из заработной платы за расчетный период исключаются суммы, начисленные за это время. Кроме того, из расчетного периода исключается время, когда работник освобождался от работы без сохранения за ним среднего заработка (например, находился в отпуске без оплаты). Основание - п. 5 Положения.

Затем подсчитывается количество полностью отработанных месяцев и умножается на 29,4. Количество календарных дней в каждом из месяцев, отработанных не полностью, рассчитывается по следующей формуле (п. 10 Положения):

    ККДнеполн = 29,4 : ККДмес    x ККДотраб     ,

 
ККДотраб=Крд. x 1,4 

где Крд. - количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время.    

    где ККДнеполн     - количество календарных дней в неполном месяце;

           29,4 - среднемесячное число календарных дней;

           ККДмес   - общее количество календарных дней в месяце;

           ККДотраб    -  количество  календарных дней,  приходящихся на отработанное время.

    Далее  определяется  общее количество календарных дней, приходящихся на время,  отработанное  в  расчетном  периоде (  ККДобщ  ). Для этого суммируется                              количество календарных дней во всех месяцах, отработанных не полностью, а в полностью  отработанных  месяцах  берется  среднемесячное число календарных дней - 29,4:

    ККДобщ    = КМполн     x 29,4 + ККДнеполн1  + ККДнеполн2 + ... + ККДнеполн n        ,

    где КМполн     - количество полностью отработанных месяцев;

        ККДнеполн1     ККДнеполн2       ККДнеполн n   - количество календарных дней в каждом из не полностью отработанных месяцев.

Итак, если расчетный период отработан не полностью, средний дневной заработок рассчитывается по формуле (п. 10 Положения):

    СДЗ = ЗП : ККДобщ   ,

где СДЗ - средний дневной заработок;

ЗП - заработная плата, начисленная за расчетный период (за минусом сумм, исключаемых согласно п. 5 Положения).

Пример 2. Продолжим рассмотрение примера 1. С 1 июня 2009 г. С.Н. Коршунову предоставлен очередной оплачиваемый отпуск за текущий год продолжительностью 14 календарных дней. С 13 по 16 мая 2009 г. работник находился в служебной командировке. Всего за период с июня 2008 г. по май 2009 г. ему было начислено 489 900 руб., в том числе отпускные в апреле 2009 г. - 9800 руб. и оплата исходя из среднего заработка за время командировки в мае - 7933 руб.

Примечание. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части так, что хотя бы одна из частей этого отпуска составляла не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Поскольку 12 июня - нерабочий праздничный день, этот день в число календарных дней отпуска не включается и не оплачивается, а сотрудник должен будет выйти на работу на день позже - 15 июня 2009 г.

Расчетным является период с 1 июня 2008 г. по 31 мая 2009 г. Из этого периода исключается время, когда С.Н. Коршунов находился в отпуске за прошлый год и в служебной командировке. То есть из 12 месяцев расчетного периода два месяца (апрель и май) он отработал не полностью.

Количество календарных дней, учитываемых при расчете отпускных, составило в апреле 2009 г. 22,54 дня (29,4 : 30 дн. x 23 дн.), в мае - 25,61 дня (29,4 : 31 дн. x 27 дн.). Общее количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в расчетном периоде, равно 342,15 дня (10 мес. x 29,4 + 22,54 дн. + 25,61 дн.).

Из заработной платы, фактически начисленной С.Н. Коршунову за расчетный период, исключаются суммы отпускных и оплаты по среднему заработку за время командировки. Итак, средний дневной заработок составил 1380 руб. [(489 900 руб. - 9800 руб. - 7933 руб.) : 342,15 дн.]. Сумма отпускных за июнь 2009 г. равна 19 320 руб. (1380 руб. x 14 дн.).

Примечание. Отпускные можно рассчитывать исходя из зарплаты за три или шесть месяцев

Организация имеет право установить иную продолжительность расчетного периода для оплаты отпусков (например, шесть месяцев или даже два года). Такая возможность предусмотрена в ч. 6 ст. 139 ТК РФ. В ней говорится, что в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней заработной платы при условии, что это не ухудшает положение работников. Причем выбранная продолжительность расчетного периода должна быть кратна месяцу.

Иными словами, организация, решившаяся на указанное изменение, во-первых, должна закрепить выбранную продолжительность расчетного периода в коллективном договоре и (или) локальном нормативном акте.

Во-вторых, при каждом расчете отпускных ей следует удостовериться, что положение работника не ухудшается. То есть каждый раз необходимо делать два расчета отпускных: один - исходя из среднего заработка за расчетный период, установленный в организации, другой - исходя из средней заработной платы за последние 12 календарных месяцев. Если в результате таких подсчетов сумма отпускных, определенных исходя из расчетного периода, отличного от 12 месяцев, окажется меньше, то оплатить отпуск нужно по среднему заработку за стандартный расчетный период - 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску.

В-третьих, продолжительность расчетного периода, установленную в организации, необходимо будет применять не только для расчета отпускных выплат, но и во всех остальных случаях, когда согласно Трудовому кодексу за работником сохраняется средний заработок (ч. 1 ст. 139 ТК РФ).